تاريخ الأنظمة الوثائقية - مقياس تنظيم و تسيير أنظمة المعلومات

جامعة محمد لمين دباغين - سطيف 2

كلية العلوم الانسانية و الاجتماعية

السنة الأولى علوم انسانية

مقياس تنظيم و تسيير أنظمة المعلومات

الأستاذ عبد الغني بن دريدي

أهداف المحاضرة

الهدف الخاص: أن يشرح مفهوم أنظمة المعلومات وتاريخها.

الأهداف الإجرائية: -أن يتعرف على مفهوم أنظمة المعلومات بشكل صحيح.
-أن يصف مكونات نظام المعلومات الأربعة بتريب تسلسلي.
-أن يشرح الأسباب المساعدة في تطور أنظمة المعلومات الوثائقية.

مخطط المحاضرة الأولى: تاريخ أنظمة المعلومات

1-نظم المعلومات
1-1- مفهوم نظام المعلومات
2-1- مكونات النظام

المدخلات
المعالجة
المخرجات
التغذية العكسية

3-1- المكتبة كنظام معلومات
2- نبذة تاريخية عن الأنظمة الوثائقية (المكتبات ومراكز الأرشيف والتوثيق):

اختراع الكتابة
اختراع أدوات الكتابة (الورق)
اختراع الطباعة بالحروف المتحركة

1. مفهوم المعلومات

لغة:
كلمة معلومات مشتقة فعل "عَلِمَ " وتعني إدراك طبيعة الأمور والقدرة على التمييز والدراية، والإحاطة والوعي. وهي نقيض الجهل والغفلة وخمول العقل، وهي كل ما يعرفه الإنسان عن قضية أو عن حادث
اصطلاحا:
•«بيانات تمت معالجتها بغرض تحقيق هدف معين يقود إلى اتخاذ القرار، وتوصيل الحقائق والمفاهيم إلى الأفراد من أجل زيادة معرفتهم»
•«المعلومات هي المادة الخام أو العناصر التي تقوم عليها المعرفة، كما أنها الحالة الوسيطية بين المعطيات والمعرفة»
•«الحقائق أو الأفكار عن موضوع ما أو هي البيانات التي تمت معالجتها لتحقيق هدف معين»

إذن: المعلومات أفكار وحقائق لها دور هام في اتخاذ القرارات الصائبة، كما أنها عبارة عن حالة معرفية تساهم في إنتاج معرفة جديدة .

2. أهمية المعلومات
يمكن تلخيص أهمية المعومات في النقاط التالية:
تعتبر المعلومات من أهم مكونات حياتنا المعاصرة لارتباطها بكل المجالات والنشاطات البشرية.
تعتبر المعلومات ذات دور كبير وفعال في إثراء البحث العلمي وتطور العلوم والتكنولوجيا.
تعتبر المعلومات عنصرا أساسيا في صنع واتخاذ القرار المناسب وحل المشكلات.
لها أهمية كبيرة في مجالات التنمية الاقتصادية والاجتماعية والإدارية والثقافية والصحية .
لها دور كبير في مجتمع المعلومات، حيث كانت الطاقة والمواد الأولية أساس المجتمع الصناعي والزراعي.
تشكل حلقة وصل لربط الأشخاص ببعضهم ونقل الخبرات فيما بينهم وكذا في حل المشكلات المختلفة.

يُنظر إلى المعلومات على أنها:

• سلعة: شأنها في ذلك شأن باقي السلع فهي تنتج وتستخدم وتسوق إلا أنها تختلف عن غيرها من السلع في أنها لا تفنى بل تنمو وتتجدد وبالتالي لا يمكن الاستغناء عنها، نظرا لتوفيرها مقومات الحياة والسيطرة على البيئة.
• مورد إقتصادي: هي عماد أي نشاط بشري، والفيصل بين الإدارة بالتجربة والخطأ والإدارة بالحقائق والأفكار. ترتبط في ظروف عديدة بالتكاليف الاقتصادية في تحقيقها لعدة أهداف، فقد تستخدم لاتخاذ القرار أو الاستخدام الشخصي.
إن المعلومات مورد لا يمكن بدونه استثمار باقي مورد وقدرة الإنسان على استثمار موارده المادية والبشرية رهينة بقدرته على الاستثمار في المعلومات.

3. نظم المعلومات

مفهوم نظام المعلومات:
قبل التطرق إلى مفهوم نظام المعلومات، ينبغي أولا تحديد مفهوم النظام بصفة عامة؛ والذي يعرف بأنه: "مجموعة من العناصر المتداخلة كلا متكاملا"[1] وأيضا: "النظام مجموعة من العناصر المترابطة المتناسقة التي تعمل بعضها مع بعض ضمن علاقات محددة وقنوات اتصال مخصصة، من أجل تحقيق هد ف محدد من خلال استقبال المدخلات ومعالجتها وإجراء بعض العمليات عليها لإنتاج مخرجات مفيدة"[2]

- يتكون النظام من أجزاء وعناصر، ونظم فرعية.
- تعمل الأجزاء بشكل متكامل مع بعضها وفق قواعد محددة.
- تتفاعل وتتداخل الأجزاء فيما بينها للوصول إلى أهداف محددة.

* نظام المعلومات: "إجراء منظم لتجميع وتجهيز واختزان واسترجاع المعلومات الموثقة لإرضاء حاجات متنوعة" وقد يتكون نظام المعلومات من أجزاء فرعية.

[1] . الصباغ، عماد. نظم المعلومات ماهيتها ومكوناتها. عمان: دار الثقافة للنشر والتوزيع، 2000. ص. 13.
[2] . السامرائي، ايمان فاضل، الزغبي هيثم محمد. نظم المعلومات الإدارية. عمان: دار صفاء. 2004. ص. 30

4. مكونات نظام المعلومات

المدخلات: مجموعة من المفردات والوحدات التي يتكون منها النظام ويعتمد عليها بشكل أساسي، وتتعدد مدخلات النظام وتتنوع على ضوء الأهداف التي يسعى النظام إلى تحقيقها، فقد تكون بيانات أو مواد خاد أو رأس مال أو موارد بشرية"[3]

العمليات (المعالجة): آليات العمل الدقيقة التي تحكم التفاعلات الداخلية المنتظمة لعناصر النظام وهي جميع العلاقات المبرمجة والأنشطة التحويلية التي تقوم بمعالجة المدخلات وتحويلها إلى مخرجات بحيث يكون إنجازها مرتبط بتحقيق أهداف محددة للتنظيم"

المخرجات: قد تكون مخرجات النظام في شكل منتجات مادية أو خدمات أو معلومات أو غيرها، وتعتبر المخرجات ناتج العمليات، وبمعنى آخر فإن مخرجات النظام ترتبط ارتباطا قويا بالدف من وجود النظام"

التغذية الراجعة: وهي التغذية الراجعة أو تأثير البيئة الخارجية على النظام والتي تجدد مدى ملاءمة وصلاحية النظام وكفاءته في تحقيق الأهداف المطلوبة وتلبية الحاجات للمستفيد من خلال تمرير الملاحظان من أي قصور أو عيب في تطبيق النظام ليتم إصلاحه وتلافي العيوب مستقبلا"[4]

مكونات نظام المعلومات

[3] . المرجع نفسه. ص. 30
[4] . الصباغ، عماد. المرجع السابق. ص. 15.

5. المكتبة كنظام معلومات

تعريف المكتبة: "المكتبة مؤسسة علمية، ثقافية، تربوية، اجتماعية، تهدف إلى جمع مصادر المعلومات بأشكالها المختلفة (مطبوعة وغير مطبوعة)، بالطرق المختلفة (شراء، تبادل، اهداء...) وتنظيم هذه المصادر وتقديمها لمجتمع المستفيدين بأيسر الطرق وأسهلها. بالاعتماد في ذلك على عدد من العاملين المتخصصين"[5]

المكتبة نظام معلومات وثائقي:
تتكون المكتبة أو مركز المعلومات من أجزاء منفصلة من الناحية الشكلية، متصلة وظيفيا، لهذا تعرف وتسمى بنظام معلومات وثائقي، لكونه يهدف على جمع ومعاجة وتوصيل المعلومات للمستفيدين والتي تكون غالبا في شكل وثائق باختلاف اشكالها ومواضيعها (وثائق تقليدية، سمعية بصرية، أو رقمية والكترونية...).

[5] . عليان مصطفى، ربحي. النجداوي، أمين. مبادئ ادارة المكتبات ومراكز المعلومات. عمان: دار صفاء، 2004. ص. 25

6. نبذة تاريخية عن الأنظمة الوثائقية

يعود ظهور أولى المكتبات في العالم حسب العديد من المؤرخين إلى حضارة بلاد الرافدين في العراق، وتطور مفهومها عبر العصور، ولأن المكتبات في تلك الفترة لم تكن كالتي نعرفها في عصرنا الحالي، فقد أطلق عليها السومريون "بيت اللوحات الكبير" لأنها كانت في بيوت مليئة بالألواح الطينية، أما الفراعنة فقد سموها "قاعة كتابات مصر". وفي اليونان كانت تسمى « bibliotheca » ومعناها "المكان الذي توضع فيه الكتب"، في حين أن الرومان استعملوا كلمة « libri » ومعناها "الكتاب" ومنها جاءت كلمة « Library » . أما العرب فلم يستخدموا كلمة "مكتبة" إلا في القرن 19 م، وأطلقوا عليها اسم "دار" و "خزانة"

لقد تطورت المكتبات عبر العصور وتغير شكلها ومحتوياتها وتنوعت أهدافها وخدماتها، بفضل العديد من الإنجازات الحضارية التي عرفها التاريخ وكان لها الأثر الايجابي على الإنسانية جمعاء. ومن أهم هذه الإنجازات نذكر:

اختراع الكتابة: وقد تطورت عبر ثلاثة مراحل مهمة: الكتابة التصورية، الرمزية والأبجدية، هذه الأخيرة التي يرجع الفضل فيها إلى الفينيقيين منذ 1000 عام قبل الميلاد، ثم انتقلت إلى بقية العالم وتساهم في نشأة وتطور مختلف اللغات المستعملة حاليا. [6]

الكتابة المسمارية في حضارة بلاد الرافدين

اختراع أدوات الكتابة (الورق): لقد استخدمت المجتمعات القديمة في الكتابة مختلف المواد التي كانت تجدها: الطين، الحجر، لحاء الاشجار...أما ورق البردي فلم يستعمل إلا في العصر الأموي، أما الكتابة على الجلود فقد كانت في مطلع القرن 2 ق.م، وعرفت الإنسانية "الورق" في سنة 712 م بعد وصول الفتوحات الإسلامية لتركسان وسمرقند على يد الصينيين، ثم انتقلت صناعته إلى بغداد.

ورق البردي الذي استعمله المصريون في الكتابة

اختراع الطباعة بالحروف المتحركة: ظهرت الطابعة على يد الالماني غوتنبرغ، في منتصف القرن 15 م، وانتقلت إلى باقي أنحاء العالم، وامتاز الكتاب المطبوع آنذاك بكبر حجمه، حتى تطورت آلات الطباعة في القرن 20 م بظهور آلات طباعة ميكانيكية والطباعة الملونة والرقمية في عصرنا الحالي. [7]